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国際会議「第3回北極科学大臣会合」が安全安心に開催されました
トピック
2021.05.26

国際会議「第3回北極科学大臣会合」が安全安心に開催されました

2021年5月8~9日、文部科学省、アイスランド教育科学文化省共催の「第3回北極科学大臣会合(ASM3:3rd Arctic Science Ministerial)」が開催され、株式会社コングレ(東京都中央区、代表取締役社⻑︓武内 紀⼦)は会議運営を担当しました。
第3回の今回はアジア初となる日本・東京で開催。虎ノ門ヒルズとオンラインのハイブリッド開催として、各国大臣はオンラインでそれぞれの国から出席し、各国大使などは東京の会場に集い、これまでで最多となる35の国・地域と先住民団体が参画しました。当初の日程が延期となり、直前まで開催形式を調整するなど、コロナ禍による国際会議の難しさがありましたが、安全安心に最大限の注意を払い、無事に運営することができました。

北極科学大臣会合は、北極における研究・観測や主要な社会的課題への対応の推進、関係国間や北極圏に居住する先住民団体との科学協力の更なる促進を目的とした会議です。(文部科学省ウェブサイトから引用)
第1回は2016年9月に米国・ワシントンDCで、第2回は2018年10月にドイツ・ベルリンで開催されています。

今回は、萩生田光一文部科学大臣とアイスランドのアルフレッズドッティル(Lilja Dögg Alfreðsdóttir)教育科学文化大臣が共同議長を務め、「持続可能な北極のための知識」をメインテーマとして、4つのサブテーマごとに科学研究の国際協力について議論が行われ、最後に各国が共同声明(Joint Statement)に署名しました。
また、菅義偉内閣総理大臣からビデオメッセージが寄せられました。

運営においては、新型コロナウイルスの影響で、直前までさまざまな調整をしました。当初は2020年11月に東京での対面開催の予定でしたが、感染拡大により、2021年5月に延期。海外から出席者が来日する前提でオンライン参加にも対応できるよう準備していましたが、最終的に日本在住の各国大使は会場で、各国大臣はオンラインで出席というハイブリッド開催となりました。
出席者や運営スタッフは事前にPCR検査を受けたほか、会議場入口での検温、パーテションの設置、ソーシャルディスタンスの確保、密閉飲料のみの提供、手指消毒液の配置、マスク着用など、感染防止対策を徹底しました。

ハイブリッド開催では、オンラインでの視聴および発言が、現地会場と同じように進行できるようにすることが課題となります。ホスト側のネットワーク回線が強固でも、受け手側のインフラやパソコンスペックが脆弱な場合、ログインできなかったり、発言途中に映像が固まってしまったりするアクシデントが考えられます。そこで、事前のテクニカルテストやリアルタイムでのネットワークの監視などを実施。配信体制強化、主催者との密な連携、運用シミュレーション、リスク管理、臨機応変な対応によって、無事に国際会議の運営を終えることができました。

終了後には、アイスランドのアルフレッズドッティル教育科学文化大臣から「文部科学省とコングレに感謝します」というお言葉をいただきました。

コングレは、コンベンションのオンライン開催やハイブリッド開催など、時代や用途、主催者の要望に応じて、さまざまなMICEのカタチをご提案します。

※文部科学省の第3回北極科学大臣会合開催委託事業による委託業務として実施
※写真提供(会合風景):文部科学省