個人情報保護方針

株式会社コングレは、個人情報の重要性とプライバシー保護にかかわる責任の重大性を認識し、お客様や取引先及び従業者をはじめ広く社会から信頼を得るために、次のとおり「個人情報保護方針」を制定し、全社をあげて個人情報の適切な取り扱いに努めています。

1. 体制及び責任を明確化するために、個人情報保護管理責任者並びに個人情報保護監査責任者を置き、 個人情報の取扱いに関する規程類を策定し、従業者に研修などを通じて周知・徹底を図ります。
2. 個人情報の取得にあたっては、予めその取得・利用目的を明確に定めます。本人から、書面で個人情報を直接に取得する場合には、予め、書面によって本人に明示し、同意を得たうえで、必要な範囲の情報を取得し、その範囲内で利用及び提供を行います。また、必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わないために、この方針及び利用目的を定めた「個人情報の取扱いについて」を文書化し、従業者に周知するとともに、一般の人が入手可能にします。
3. 当社は、お客様や取引先及び従業者に関する情報を利用目的の範囲内において他の事業者へ委託することがあります。その場合は、当社の個人情報保護水準を充たしている委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、当社の責任において管理・監督を行います。
4. 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のため、合理的な安全対策を講じます。また、万一事故が生じた場合には、内容を速やかに本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くことを含む適切な対策を講じます。
5. 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するために、関連法令管理規程により手順を明確にしています。
6. 適切な個人情報の保護を維持するために、定期的に監査を実施し、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善します。
7. 開示対象個人情報について、本人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等の依頼、苦情及び相談への対応は、個人情報お客様相談窓口より本人の確認をさせていただいたうえで、遅滞なく対応します。

当社は以上の方針を改定することがあります。 その場合、すべての改定は株式会社コングレのWebサイトで通知します。

制定日：2005年6月1日
最終改定年月日：2023年7月13日
株式会社コングレ
代表取締役社長 武内 紀子

個人情報の取り扱いについて

1.当社が取得・保有する個人情報の利用目的

＊採用選考の選考過程および従業員の人事評価に関する情報等については、開示等の対象としていません。

お客様、取引先および従業者による、本人の個人情報の当社への提供は、いささかも強制されるものではありません。ただし、もし当該情報の提供がなかった場合、当社のサービスの全部もしくは一部を受けられなくなる可能性があります。

2.事業者の名称

株式会社コングレ
〒103-8276 東京都中央区日本橋3-10-5 オンワードパークビルディング
代表取締役社長　武内　紀子

3.個人情報保護管理者

個人情報保護管理者の所属・職名：管理部　部長
個人情報保護管理者の連絡先　　：当社「個人情報お客様相談窓口」まで

4.当社が取得した個人情報の第三者への提供

当社は、次の場合を除いて、お客様や取引先および従業者に関する情報を本人の同意なしに第三者に提供することはありません。

1. 本人の同意がある場合
2. 法令に基づき必要な場合
3. 利用目的を達成するために、守秘義務契約を締結した業務委託先に提供する場合

5.当社が取得した個人情報の委託について

当社は、お客様、取引先および従業者に関する情報を利用目的の範囲内において他の取引先へ委託することがあります。
その場合は当社の個人情報保護水準を充たしている委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、当社の責任において管理・監督を行います。

6.開示・訂正・利用停止等の手続、手数料

お客様、取引先および従業者は、当社が保有する本人の保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去ならびに第三者への提供の停止および当社が作成した第三者提供記録の開示を求めることができます。

1. 開示等の求めの申し出先
   開示等のお求めは、原則として個人情報お客様相談窓口にお申し出ください。
   ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。
2. 開示等の求めに関するお手続き
   ①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
   ②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知および開示の請求の場合のみ）を個人情報お客様相談窓口までご郵送ください。
   ③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録いただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合わせさせていただきます。
   ④回答は原則としてご本人の指定する方法にて行いますが、指定がない場合は書面（封書郵送）にて行います。
3. 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する書類
   開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人であることを証明する書類および代理人様ご自身を証明する書類を同封してください。各書類に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各書類は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を黒塗り等の処理をしてください。

   ①代理人である事を証明する書類
   ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
   　・本人の委任状（原本）
   ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
   　・戸籍謄本
   　・住民票（続柄の記載されたもの　個人番号が記載されていないもの）
   　・その他法定代理権の確認ができる公的書類
   ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
   　・後見登記等に関する登記事項証明書
   　・その他法定代理権の確認ができる公的書類

   ②代理人様ご自身を証明する書類
   　・運転免許証
   　・パスポート
   　・健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等を墨塗りしてご提出ください）
   　・住民票（個人番号が記載されていないもの）

4. 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
   １回のお求めにつき1,000円
   （書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

7.個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情およびご相談窓口

個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情およびご相談につきましては、当社「個人情報お客様相談窓口」にご連絡ください。

8.当社が所属する認定個人情報保護団体

当社は、個人情報の保護に関する法律第47条の認定を受けた認定個人情報保護団体である一般財団法人 日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。

9.個人情報保護のための安全管理

当社は、お客様、取引先および従業者の保有個人データを保護するために必要な安全管理措置を以下のとおり講じています。

1. 組織的安全管理措置
   ①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
   ②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
2. 人的安全管理措置
   ①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
   ②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
3. 物理的安全管理措置
   ①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
   ②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。
4. 技術的安全管理措置
   ①アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
   ②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス等から保護する仕組みを導入しています。

Webサイトにおけるセキュリティ

当社Webサイトよりお客様や取引先及び従業者の個人情報をご提供いただく場合、第三者による盗聴や改ざん、なりすましの防止を目的として、SSL（Secure Sockets Layer）による暗号化通信を使用しています。

制定日：　　　　 2005年 6月 1日
最終改定年月日：2022年 12月 1日
株式会社コングレ
個人情報保護管理者　管理部部長