Menu
トップページ > THINK Hub >
東京本社オフィスを移転しました―移転を機に考える

インタビュー

東京本社オフィスを移転しました―移転を機に考える

株式会社コングレは、東京本社オフィスを千代田区麹町から中央区日本橋に移転し、3月10日(火)から業務を開始しました。新オフィスは、ゆっくり休憩できるカフェスペースや、簡単に集まれるミーティングスペースなど、共有エリアを広く取り、コミュニケーションを促す仕掛けも盛りだくさん。オフィス移転に当たっては、約1年前から部門横断のプロジェクトチームが編成され、新オフィスの在り方の検討からじっくり計画をすすめました。今回は、移転プロジェクトチームで移転を取り仕切ったリーダーの佐々木 武さん、事務局の伊藤 志保さん、大畑 佑輔さんに、新オフィス移転までの検討の経緯などを聞きました。

対談者:

管理本部
佐々木 武(Takeshi Sasaki)・伊藤 志保(Shiho Ito)・大畑 佑輔(Yusuke Ohata)

インタビュアー:皆さんの簡単な自己紹介と、それぞれの役割や、プロジェクトチームの概要、移転までの経緯を教えてください。

佐々木
:2019年2月に結成された移転プロジェクトチームに、リーダーとして携わりました。部門ごとに働き方やニーズが違いますから、全部門横断型のチームでした。2020年3月の移転は決定していましたから、約1年かけて、コンセプトメイクから基本設計・実施計画・施工・引っ越しまでをハンドリングしました。

オフィスの在り方を考えるためには、まず現状を知ることが大事、ということで、さまざまな調査を実施しました。全社員の意識調査、部門のヒアリングから、在席率、各部門の文書量、会議室の稼働率などを数か月かけて数値化しました。

社長、経営陣、各部門、社員のアンケートなどで共通したのは、やっぱりコングレの仕事は、コミュニケーションなしでは語れない、ということです。おのずと、コミュニケーションが活性化するような「共創・協働しやすい空間」、というのが新オフィスの目指す姿として見えてきました。そのためには、共有スペースを広くとったり、カフェスペースを作ったりしたいな、と。とはいえ、スペースにも限りがありますから、調査した数値を基に、優先順位をつけてスペースを配分し、できるだけゆったりと、生き生きと働くことができる空間になるように設計してもらいました。

伊藤:調査の次の段階として、ワークショップを開催して、「自分たちはどう働きたいか」を具体的に考えてもらいました。コングレは、部門やチームによって、業務内容や働き方が違いますから、自分たちにあった「働く環境」を自ら考えてもらい、要件を明確化したのです。

2回のワークショップには、各部門から大勢参加いただいて、デスクのサイズや仕様、レイアウトの基本的な考え方、コミュニケーションスペースのイメージなどを話し合ってもらいました。実際、各部門の執務スペースは、ワークショップでのディスカッションの結果が反映されています。例えば、すべての執務デスクから袖机をなくしデスクスペースを有効に使えるようにしました。同時にデスクに無駄なものを置かなくなり、クリアデスクを実現することもできました。1人当たりのスペースを確保しつつ、近くの社員との距離も近づいて、以前よりコミュニケーションが活発になったと聞いています。

何より、ワークショップを機に、社員1人1人が移転・引っ越しを自分のこととしてとらえてくれるようになり、その後の計画推進もスムーズになりました。皆で考える、という行為が移転の雰囲気を醸成した、とも言えます。

インタビュアー:移転に伴って、困難だったこと、注力したことはなんですか?

大畑:私は、新オフィスに導入するAV機器や、文書の削減、会議室設計などを主に担当しました。一言で移転といっても、それに伴う文書のデータ化やICT機器活用の仕組みづくりなど、同時に進める部分も多く、8名からスタートしたプロジェクトチームも、後半には様々な分科会に他部門の方にも入っていただき、メンバーも大幅に増えました。引っ越しが近づくにつれて業務も煩雑化したのですが、中でも困難だったのは、ずばり、スペースの確保のための文書などの廃棄です!

コミュニケーションの活発化を目指すためには、共有スペース用の面積の確保が必須でした。ワークショップでも事前ヒアリングでも、休憩できたり、打合せや雑談ができるカフェスペース、打合せスペースの要望が多かったですし。社内の“モノ“をもっと少なくして、キャビネットなどを減らさないと、共有スぺースが作りだせなかったのです。データ化と書類の廃棄は、以前から推進していたのですが、さらに一歩踏み込んだ書類・モノの削減を実施する必要がありました。数値目標を定め、引っ越しの数か月前から全社員に廃棄方針を伝達・共有しましたが、正直本当にできるのか当日まで心配でした(笑)。
今のところはみ出ているものはないので、皆さんの協力に感謝です。

佐々木:会社の顔になるエントランスと会議室のデザインはプロジェクト全体でじっくり話し合いました。その結果、趣向を凝らしたものになったと思います。エントランスは南向きの窓から差し込む光の解放感を生かしつつ、デジタル映像による演出にもチャレンジしました。日本橋に移転したということで、日本橋らしさを出したいという意見をもとに、和柄をモチーフにしたデザインを会議室の一部に取り入れました。ご訪問の際はじっくりとご覧ください。

伊藤:社員のアンケ―トや、ワークショップの結果をもとに、移転プロジェクトチームで具体的なレイアウト、各スペースの機能、家具の選定など、様々な要件について時間をかけて話し合い、ディテールにもこだわって新オフィスを完成させました。多くの社員の意見が反映されたことで、新オフィスは、「どう働きたいか」を実現できる場所に近づいたかな、と思います。動作が変われば、行動が変わり、意識が変わる、と言われます。新しいオフィスに移転してまだ数日ですが、このオフィスで何が生まれるのか、それが楽しみです。

インタビュアー:ありがとうございました。

新オフィスは間仕切りを最小限にした見通しの良い空間で、持続可能で機能的な働きやすい環境を目指しました。
社員一同新たな気分で、これまで以上に皆さまのお役にたてるよう邁進してまいります。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。